Dropbox Sign (autrefois HelloSign) offre une solution de signature électronique qui numérise entièrement la signature des documents. Les documents peuvent être créés, envoyés et signés en ligne et leur progression peut être suivie du début à la fin. Dropbox Sign offre un moyen plus sûr et plus rapide de signer que la méthode traditionnelle du stylo et du papier. Dropbox Sign offre une solution pour les entreprises grâce à ses intégrations possibles avec divers services en cloud, notamment Dropbox et Microsoft.
Préparer et envoyer
Un document à signer est facilement téléchargé depuis un PC ou un stockage en cloud vers Dropbox Sign. Il suffit ensuite d'ajouter les champs nécessaires, tels que les blocs de signature, les zones de texte, etc. et d'envoyer le document à son client par e-mail. Les documents qui sont utilisés plus fréquemment et pour lesquels, par exemple, seuls quelques détails doivent être ajustés, peuvent être stockés en tant que modèle dans Dropbox Sign. De cette façon, le document ne doit être créé qu'une seule fois et peut être réutilisé à partir de là.
“Avec Dropbox Sign, les contrats sont signés jusqu'à 80% plus rapidement que les contrats traditionnels sur papier.”
Signer
Le signataire reçoit un e-mail contenant un lien vers le document à signer, dans l'environnement sécurisé de Dropbox Sign. Le signataire a-t-il complété le document ? Alors le document complété est immédiatement disponible sur le compte Dropbox Sign de l'entreprise.
Gestion
La solution d'eSignature est fournie avec un tableau de bord complet pour la gestion administrative, par exemple, de l'accès, du stockage et des droits des membres de l'équipe. En outre, le tableau de bord offre un aperçu de toutes les demandes de signature et de l'état d'avancement de chaque demande. En fonction de l'avancement, vous pouvez décider d'envoyer un rappel de Dropbox Sign à un client qui n'a pas encore signé. Utilisez les rapports avancés pour avoir un aperçu de l'activité des utilisateurs, de la conformité, des délais d'exécution et du statut des documents.
La mise en page et l'image de marque des documents peuvent également être personnalisées, en ajoutant le logo de l'entreprise et un message personnalisé. Cela garantit que tous les documents restent marqués.
Sécurité des données, conformité et confidentialité
Avec Dropbox Sign, les données et les documents des clients sont cryptés et protégés par Dropbox Sign. Toutes les données sont stockées dans l'infrastructure de données en Europe ou en Amérique du Nord, en fonction de la préférence de l'utilisateur. Pour chaque document signé, Dropbox Sign fournit une piste d'audit non modifiable détaillant quand, par qui et où (adresse IP) le document a été signé.
- Tous les documents Dropbox Sign sont cryptés au repos avec un cryptage AES 256 bits.
- Pour chaque document signé pendant la transmission, toutes les communications sont cryptées avec TLS.
- Toutes les sauvegardes sont cryptées
- HSTS est activé (HTTP Strict Transport Security).
- Dropbox Sign utilise 2 niveaux de cryptage des documents - Chaque document est crypté avec une clé unique (une clé de cryptage de document ou DEK), et cette DEK est ensuite cryptée avec une clé principale qui est modifiée périodiquement.
Intégration avec les applications de stockage cloud
L'entreprise utilise-t-elle déjà une application de stockage cloud, telle que Dropbox Business ? Dropbox Sign s'intègre de manière transparente à Dropbox, permettant à un utilisateur de Dropbox de préparer un document avec Dropbox Sign pour le signer et de l'envoyer directement. Un document signé est alors automatiquement enregistré dans Dropbox.
